PRIVACY POLICY

Ultimo aggiornamento: Giugno 2026

Lo scopo del presente documento è di informare la persona fisica (di seguito "Interessato" e/o "Utente") relativamente al trattamento dei suoi dati personali (di seguito "Dati Personali") raccolti dal titolare del trattamento, AGILIA S.R.L., con sede legale in via Oltremare, 4 Rimini, C.F. e P.IVA: 04800800403, indirizzo e-mail [email protected] (di seguito "Titolare" o "Agilia"), tramite il sito web www.supportai.it (di seguito "Sito") e la piattaforma software-as-a-service supportAI (di seguito "Piattaforma" o "Servizio").

Le modifiche e gli aggiornamenti saranno vincolanti non appena pubblicati sul Sito. In caso di mancata accettazione delle modifiche apportate all'Informativa Privacy, l'Interessato è tenuto a cessare l'utilizzo di questo Sito e della Piattaforma e può richiedere al Titolare di cancellare i propri Dati Personali.

1. I DUE RUOLI DI SUPPORTAI

supportAI è un "segretario virtuale" basato su intelligenza artificiale che risponde, per conto delle imprese clienti (di seguito "Clienti"), ai loro clienti finali (di seguito "Utenti Finali") tramite telefono, WhatsApp Business e chat. Agilia tratta quindi Dati Personali in due ruoli distinti:

a) come Titolare del trattamento, per i Dati Personali dei visitatori del Sito e dei Clienti che registrano un account e sottoscrivono il Servizio (dati di account, fatturazione, utilizzo). È il trattamento descritto dalla presente informativa;

b) come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), per i Dati Personali degli Utenti Finali raccolti tramite l'assistente virtuale per conto del Cliente. In questo caso il Titolare del trattamento è il Cliente e il trattamento è disciplinato dall'Accordo sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement, "DPA") disponibile nell'area riservata della Piattaforma. Gli Utenti Finali che intendano esercitare i propri diritti o ricevere informazioni su tali trattamenti devono rivolgersi all'impresa con cui hanno interagito, la cui informativa privacy disciplina il trattamento.

2. QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO

Il Titolare tratta le seguenti tipologie di Dati Personali:

a) Visitatori del Sito: dati di contatto (nome, e-mail, telefono) ed eventuali ulteriori informazioni inviate volontariamente dall'Interessato, ad esempio per richiedere un preventivo o essere ricontattato.

b) Clienti della Piattaforma: dati dell'account (nome, e-mail, immagine, credenziali di autenticazione, ruolo); dati di fatturazione (ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, PEC, indirizzo, codice destinatario SDI); metadati tecnici (indirizzo IP, user-agent, log di sessione e log di accettazione dei documenti contrattuali); token di accesso delle integrazioni che il Cliente collega volontariamente (ad esempio Google Calendar, WhatsApp Business, software di fatturazione).

c) Per conto dei Clienti (quale Responsabile, indicati per trasparenza e disciplinati dal DPA): numeri di telefono e identificativi di messaggistica degli Utenti Finali, contenuto delle conversazioni con l'assistente virtuale, trascrizioni delle telefonate (le chiamate non vengono registrate in formato audio: sono elaborate in tempo reale e ne viene conservata la sola trascrizione), messaggi lasciati per il Cliente e dati degli appuntamenti (nome, telefono, servizio prenotato, data/ora, eventuali note).

Il mancato conferimento da parte dell'Interessato dei Dati Personali per i quali sussiste l'obbligo legale, contrattuale o qualora costituiscano requisito necessario per la conclusione del contratto con il Titolare, comporterà l'impossibilità del Titolare di instaurare o proseguire il rapporto con l'Interessato.

L'Interessato che comunichi al Titolare Dati Personali di terzi è direttamente ed esclusivamente responsabile della loro provenienza, raccolta, trattamento, comunicazione o diffusione.

3. TRATTAMENTO MEDIANTE INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Il Servizio utilizza un assistente virtuale automatico basato su sistemi di intelligenza artificiale (modelli linguistici forniti da fornitori terzi specializzati) per comprendere i messaggi, generare le risposte, trascrivere le telefonate e gestire le prenotazioni. In conformità all'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act") e alla Legge 132/2025, gli Utenti Finali sono informati, all'avvio dell'interazione, che stanno comunicando con un assistente virtuale automatico e possono chiedere in qualsiasi momento di essere ricontattati da una persona.

L'assistente non adotta decisioni che producono effetti giuridici o incidono in modo analogo significativamente sugli Interessati ai sensi dell'art. 22 GDPR, né effettua profilazione: si limita a rispondere alle richieste, fornire informazioni configurate dal Cliente e gestire appuntamenti secondo le disponibilità di calendario. I Dati Personali trattati tramite la Piattaforma non sono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale generalizzati.

Il Sito usa cookie per raccogliere Dati Personali dell'Interessato sulle pagine, sui collegamenti visitati e sulle altre azioni che si eseguono quando l'Interessato utilizza il Sito. Essi vengono memorizzati per essere poi trasmessi alla successiva visita dell'Interessato. Si può prendere visione della Cookie Policy completa al seguente indirizzo: cookie policy

5. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEI TRATTAMENTI

I Dati Personali sono trattati per le seguenti finalità:

a) consentire all'Utente di essere ricontattato per informazioni o un preventivo su misura — misure precontrattuali adottate su richiesta dell'Interessato (art. 6.1.b GDPR);

b) erogare il Servizio ai Clienti: gestione dell'account, configurazione dell'assistente virtuale, gestione delle conversazioni e degli appuntamenti, dashboard e reportistica — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR);

c) fatturazione e adempimenti fiscali, contabili e di legge — obbligo legale (art. 6.1.c GDPR);

d) sicurezza della Piattaforma, prevenzione di abusi e frodi, log tecnici, evidenza dell'accettazione dei documenti contrattuali — legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR);

e) comunicazioni di servizio relative al funzionamento della Piattaforma (avvisi sui consumi, scadenze, modifiche contrattuali) — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).

Per i trattamenti svolti per conto dei Clienti (§1.b), l'individuazione della base giuridica verso gli Utenti Finali compete al Cliente quale Titolare. Eventuali trattamenti per finalità di marketing diretto saranno effettuati solo previo consenso espresso dell'Interessato (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento.

6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei Dati Personali viene effettuato mediante strumenti informatici, con modalità organizzative e logiche strettamente correlate alle finalità indicate e mediante l'adozione di adeguate misure di sicurezza.

I Dati Personali sono trattati esclusivamente da:

a) persone autorizzate dal Titolare che si sono impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;

b) soggetti che operano quali responsabili o sub-responsabili del trattamento per conto del Titolare, appartenenti alle seguenti categorie: fornitori di servizi di intelligenza artificiale e di trascrizione vocale; fornitori di servizi cloud e hosting; provider di servizi telefonici; provider di servizi di pagamento e di fatturazione elettronica; provider di canali di messaggistica; provider di servizi di posta elettronica; consulenti e società di servizi informatici;

c) soggetti o enti a cui è obbligatorio comunicare i Dati Personali per obbligo di legge o per ordine delle autorità.

L'elenco nominativo aggiornato dei sub-responsabili, con le rispettive finalità e garanzie, è disponibile per i Clienti nell'area riservata della Piattaforma quale allegato del DPA, e può essere richiesto da qualunque Interessato scrivendo a [email protected].

I Dati Personali non verranno diffusi indiscriminatamente in alcun modo.

7. DOVE TRASFERIAMO I DATI PERSONALI

L'infrastruttura della Piattaforma è ospitata presso un fornitore con datacenter nell'Unione Europea. Alcuni fornitori di servizi (in particolare di intelligenza artificiale, trascrizione vocale, messaggistica e pagamento) hanno sede al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), in particolare negli Stati Uniti. Tutte le volte in cui i Dati Personali sono oggetto di trasferimento al di fuori del SEE, il Titolare adotta le garanzie previste dal Capo V del GDPR: decisioni di adeguatezza della Commissione Europea (incluso l'EU-U.S. Data Privacy Framework per i fornitori certificati) oppure Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea. Per richiedere informazioni sulle specifiche garanzie adottate, l'Interessato può contattare il Titolare al seguente indirizzo e-mail [email protected].

8. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I Dati Personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario ad adempiere alle finalità per le quali sono stati raccolti, in particolare:

a) dati dei visitatori del Sito (richieste di contatto/preventivo): fino a 24 mesi dall'ultimo contatto;

b) dati dell'account e di fatturazione dei Clienti: per tutta la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessazione, per il periodo di prescrizione ordinario pari a 10 anni (per i documenti fiscali, nei termini previsti dalla normativa tributaria). In caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all'esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione;

c) conversazioni, trascrizioni, messaggi e appuntamenti degli Utenti Finali (trattati per conto del Cliente): per il periodo di conservazione selezionato dal Cliente tra le opzioni disponibili nelle impostazioni della Piattaforma (30, 60, 90 o 180 giorni; in mancanza di selezione si applica il periodo predefinito di 90 giorni), decorso il quale sono cancellati o anonimizzati, salvo obblighi di legge o esigenze di backup con cancellazione differita secondo il ciclo di rotazione;

d) log tecnici e di sicurezza: per il tempo strettamente necessario alle finalità di sicurezza e comunque di norma non oltre 12 mesi; le evidenze di accettazione dei documenti contrattuali sono conservate per il periodo di prescrizione ordinario.

Al termine del periodo di conservazione, tutti i Dati Personali saranno cancellati o conservati in una forma che non consenta l'identificazione dell'Interessato.

9. CATEGORIE PARTICOLARI DI DATI PERSONALI

Il Servizio non richiede né sollecita categorie particolari di Dati Personali (art. 9 GDPR). Tuttavia, in funzione del settore di attività del Cliente (ad esempio fisioterapia, estetica e benessere), il contenuto libero delle conversazioni e le note degli appuntamenti potrebbero rivelare dati relativi alla salute forniti spontaneamente dall'Utente Finale. Tali dati sono trattati esclusivamente per conto del Cliente, quale Titolare, al quale compete l'individuazione di un'idonea base giuridica ai sensi dell'art. 9 GDPR; l'assistente virtuale è configurato per non sollecitare informazioni non necessarie alla prenotazione.

10. DIRITTI DELL'INTERESSATO

L'Interessato ha i seguenti diritti in relazione ai dati personali in nostro possesso e può esercitare uno qualsiasi di questi diritti in qualsiasi momento e gratuitamente, inviando un'e-mail a [email protected]:

Diritto di accesso: Se l'Interessato lo richiede, confermeremo se stiamo trattando i Dati Personali dell'utente e, se necessario, forniremo una copia di tali dati personali (insieme ad altri dettagli). Ove vengano richieste ulteriori copie dei Dati Personali, potremmo dovere addebitare un costo ragionevole all'Interessato.
Diritto alla rettifica: Se le informazioni personali in nostro possesso sono inesatte o incomplete, l'Interessato ha il diritto di richiederne la rettifica. Ove l'Interessato abbia diritto a tale rettifica che lo riguardano e se abbiamo condiviso i Dati Personali con altri, informeremo tali soggetti della rettifica, ove possibile. Su richiesta dell'Interessato, ove possibile e lecito, gli comunicheremo anche con chi abbiamo condiviso i Dati Personali, in modo che l'Interessato possa contattarli direttamente.
Diritto alla cancellazione: L'Interessato potrà chiederci di cancellare o rimuovere i Dati Personali in alcune circostanze, ad esempio quando non ne abbiamo più bisogno o se l'Interessato revoca il proprio consenso (ove applicabile). Se l'Interessato ha diritto alla cancellazione dei suoi Dati Personali e se abbiamo condiviso i dati personali con altri, li informeremo della cancellazione, ove possibile. Su richiesta dell'Interessato, ove possibile e lecito, gli comunicheremo anche i soggetti con cui abbiamo condiviso i Dati Personali, in modo che l'Interessato possa contattarli direttamente.
Diritto di limitazione del trattamento: L'Interessato può chiederci di limitare o cessare il trattamento dei propri Dati Personali in determinate circostanze, ad esempio quando l'Interessato ne contesta l'accuratezza o si opponga al trattamento da noi effettuato. Se l'Interessato ha diritto alla limitazione del trattamento e se abbiamo condiviso i Dati Personali con altri, comunicheremo loro la limitazione del trattamento, ove possibile. Su richiesta dell'Interessato, ove possibile e lecito, gli comunicheremo anche i soggetti con cui abbiamo condiviso i Dati Personali, in modo che l'utente possa contattarli direttamente.
Portabilità dei dati: L'Interessato ha il diritto, in determinate circostanze, di ottenere i Dati Personali che lo riguardano (in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile a macchina) e di riutilizzarle altrove o di chiederci di trasferirle a una terza parte di sua scelta.
Diritto di opposizione: L'Interessato può chiederci di interrompere il trattamento dei propri Dati Personali, e noi lo faremo, ove tale trattamento sia basato sui nostri o altrui legittimi interessi per trattare i Dati Personali, tranne nel caso in cui possiamo dimostrare l'esistenza di validi motivi legali per il trattamento oppure sia effettuato per finalità di marketing diretto (se applicabile).
Diritto di revoca del consenso: Se ci basiamo sul consenso come base giuridica per il trattamento dei Dati Personali, l'Interessato ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento.
Diritto di presentare un reclamo all'autorità garante per la protezione dei dati personali: Se l'Interessato ha dubbi su qualsiasi aspetto relativo alle nostre pratiche in materia di privacy, compreso il modo in cui abbiamo trattato i dati personali, l'Interessato potrà segnalarlo all'Autorità garante per la protezione dei dati competente.

Si noti che alcuni di questi diritti possono essere limitati nel caso in cui abbiamo un interesse prevalente o l'obbligo legale di continuare a trattare i dati o nel caso in cui i dati possono essere esenti da divulgazione per motivi di privilegio legale o obblighi di segreto professionale.

Utenti Finali: per i Dati Personali trattati da Agilia quale Responsabile per conto di un Cliente (§1.b), le richieste di esercizio dei diritti vanno indirizzate al Cliente (l'impresa con cui l'Utente Finale ha interagito), che ne è Titolare; Agilia fornisce al Cliente l'assistenza prevista dal DPA. Qualora una richiesta pervenga direttamente ad Agilia, sarà inoltrata senza ingiustificato ritardo al Cliente interessato.

Per esercitare i propri diritti, gli Interessati possono indirizzare una richiesta al seguente indirizzo e-mail [email protected]. Le richieste saranno prese in carico dal Titolare immediatamente ed evase nel più breve tempo possibile, in ogni caso entro 30 giorni.

11. UTILIZZO DEI DATI DELLE API DI GOOGLE (LIMITED USE)

Qualora l'Interessato colleghi un account Google ai servizi del Titolare (ad esempio per la sincronizzazione del calendario), il trattamento delle informazioni ottenute tramite le API di Google avviene nel rispetto della Google API Services User Data Policy, inclusi i relativi requisiti di Limited Use. In particolare, i dati ricevuti dalle API di Google non sono in alcun caso trasmessi a, né utilizzati da, servizi di intelligenza artificiale di terze parti per l'addestramento di modelli generalizzati.

The use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.